PDP 2023

O levantamento das necessidades de desenvolvimento para o Plano de Desenvolvimento de Pessoas do ano de 2023 (PDP 2023) será realizado, pela primeira vez, por meio do Portal Sipec.

No Sistema, são diferentes tipos de perfis a serem cadastrados:

  1. Perfil Usuário PDP (servidor representante de cada equipe)
  2. Perfil Chefia Imediata
  3. Perfil Representante Gerencial (no IFMS, é a Coordenação de Desenvolvimento e Qualidade de Vida)
  4. Representante Operacional (Coordenação de Gestão de Pessoas dos campi)
  5. Perfil Aprovador PDP (autoridade máxima ou autoridade delegada por ela)

Desta forma, as necessidades de desenvolvimento serão cadastradas pelos setores do IFMS e validadas pelas chefias no próprio sistema. Posteriormente, serão consolidadas pela equipe da Gestão de Pessoas. O documento então, se aprovado pela autoridade máxima do IFMS, é encaminhado ao Órgão Central do Sipec.

Orientações gerais

Antes de iniciar o levantamento das necessidades de desenvolvimento, é importante ter em conta que uma necessidade de desenvolvimento é uma declaração de um problema de desempenho de origem instrucional (ou seja, por falta de conhecimento, habilidade ou atitude) que afeta o resultado organizacional.

Uma ação de desenvolvimento (capacitação) se prestaria exatamente ao papel de resolver o problema de desempenho declarado na necessidade de desenvolvimento.

A partir desse entendimento, é possível refletir sobre as lacunas de performance ou oportunidades de melhoria do indivíduo ou do setor que, quando resolvidas, contribuem com o alcance dos objetivos organizacionais.

Para compreender melhor, confira o extrato da apresentação realizada no curso 'Como identificar, analisar e priorizar necessidades de desenvolvimento' oferecido pela Secretaria de Gestão e Desempenho de Pessoal.

Procedimentos

Para que o levantamento das necessidades seja realizado no sistema, a Coordenação de Desenvolvimento e Qualidade de Vida (Codev) concederá, enquanto Representante Gerencial, acesso a cada Coordenação de Gestão de Pessoas (Cogep) no Portal Sipec como Representante Operacional do PDP. Codev e Cogeps concederão acesso aos usuários PDP e chefias.

Nos campi, as orientações para o levantamento, acesso ao sistema e prazos serão repassadas pelas Cogeps, considerando as instruções recebidas da Codev.

Os servidores usuários indicados pela chefia responderão às perguntas do Sistema para todas as necessidades da equipe que representa. Sendo assim, cada setor pode elaborar um formulário para a coleta prévia das informações a serem inseridas no Portal Sipec ou proceder da forma que julgar mais adequada para a recolha de tais dados.

É importante que a chefia se reúna com sua equipe e discuta sobre as necessidades de desenvolvimento, apresentando sua visão do setor. Conjuntamente, a equipe definirá quais necessidades serão priorizadas em 2023 e então repassará as informações ao servidor do setor que foi cadastrado como usuário no Sipec.

O perfil da Codev e das Cogeps no sistema não permite visualizar nenhuma necessidade cadastrada pelos usuários até que elas sejam validadas pelas chefias, além de também não ser possível cadastrar necessidades.

Etapas da Elaboração

FASE 1 - Levantamento 

  • Etapa 0: Comunicação e orientação do processo

É a sensibilização do processo de elaboração do PDP. De responsabilidade da Unidade de Gestão de Pessoas do órgão, e das chefias junto a sua(s) equipe(s).

O objetivo é que os servidores tenham maior clareza no momento do levantamento de necessidades de desenvolvimento; e que chefias e servidores saibam quais sãos os papeis e funções de cada ator no processo, além dos prazos e da importância  de que as necessidades de desempenho estejam alinhadas aos resultados pactuados no planejamento estratégico da organização ou outros instrumentos orientativos do próprio órgão ou entidade.

  • Etapa 1: Identificação de necessidades

Os responsáveis são os servidores juntamente a sua(s) equipe(s) de trabalho. O objetivo é reunir e discutir coletivamente sobre as necessidades da(s) equipe(s) e dos membros da(s) equipe(s) de trabalho, e ponderar quais destas necessidades devem entrar no Sistema para serem validadas pelas suas chefias. O servidor representante cadastrado como usuário deve registrar no Portal Sipec as necessidades identificadas.

É importante que as equipes estejam cientes dos planejamentos/objetivos/metas/resultados organizacionais a serem alcançados/melhorados.  As necessidades devem ser reconhecidas pela equipe e não somente o interesse particular de um servidor específico.

  • Sugere-se que a equipe não ultrapasse a quantidade de 10 necessidades, para que se indique em termos de prioridades e não se aponte imponderadamente toda necessidade que apareça de início.
  • As questões que devem ser preenchidas no Sipec sobre cada necessidade de desenvolvimento constam no Guia para Elaboração do PDP.

  • Etapa 2: Validação de necessidades

De responsabilidade das chefias, as quais devem ponderar sobre as necessidades identificadas da equipe, classificando a frequência com que elas ocorrem e o nível de resultado que elas podem produzir se forem atendidas.

  • Importante: Para validar apenas as necessidades do respectivo setor, é importante que a chefia saiba como o servidor usuário cadastrou o nome do setor no item IFS 0.1 do questionário (por exemplo, Dirad-AQ, Ascom, Proex etc.). A chefia deverá inserir esse nome da unidade no filtro. Caso o nome do setor tenha sido cadastrado de formas diferentes, alguma necessidade poderá não ser localizada pela chefia e acabar não sendo validada por ninguém

As necessidades que a chefia avaliar que não devem ser validadas devem conter justificativas coerentes e claras, que auxiliarão os demais atores do processo a entenderem a não validação.

Apenas as necessidades validadas pela chefia serão analisadas pela unidade de gestão de pessoas. As não validadas permanecerão no banco de dados do Portal Sipec, mas não farão parte do PDP.

  • Etapa 3: Análise e priorização de necessidades

É o momento em que a unidade de gestão de pessoas consolida as necessidades validadas que tenham escopo aproximado, priorizando quais entrarão no PDP do órgão.

  • Somente as necessidades validadas pelas chefias poderão ser visualizadas pela Codev.
  • Necessidades que não tenham sido adequadamente informadas, com respostas vagas e que não representem a resposta adequada às perguntas, não serão validadas e não irão compor o PDP.

Após consolidação, são verificadas, dentre todas as necessidades da organização, quais delas são transversais (estão em múltiplas unidades organizacionais), sendo escolhidas quais serão inseridas no PDP da organização, tendo por base, dentre outros, a observação do que a chefia respondeu sobre esta necessidade no Sistema.

FASE 2 - Planejamento 

  • Etapa 4: Detalhamento de soluções

A unidade de gestão de pessoas detalha eventuais soluções já reconhecidas para as necessidades priorizadas, com dados que facilitem, dentre outros, a análise pelo Órgão Central do Sipec e Enap acerca de disponibilidade e oferta de ações

Ainda, a unidade de gestão de pessoas sinaliza se a necessidade envolve/requer, provavelmente, uma ação a nível de educação formal, se a necessidade pode ser atendida por escola de governo própria, e registra informações complementares que julgar pertinentes para aquela necessidade.

Então, o PDP é enviado para aprovação da autoridade máxima da organização.

  • Etapa 5: Aprovação e envio do PDP

A autoridade máxima do IFMS, ou aquela delegada até dois níveis hierárquicos imediatos, com competência sobre a área de gestão de pessoas (conforme §1º do Art. 5º do Decreto nº 9.991/2019), recebe a proposta de PDP, aprova ou não e; caso aprovado, tramita o documento para o Órgão Central do Sipec. O prazo final é até o dia 30 de setembro de cada ano.

Esta etapa é fundamental para que o gestor máximo da organização tenha uma visão geral e completa sobre as necessidades de desenvolvimento dos servidores da sua organização.

* Informações baseadas no Guia para Elaboração do PDP.

Cronograma

JULHO/2022 | Sensibilização sobre o processo, por parte da Codev, junto às Cogeps e gestores da reitoria
AGOSTO/2022 | Indicação do representante de cada setor para cadastro como usuário no Sipec
AGOSTO/2022 | Registro das necessidades pelos servidores cadastrados no Sipec
AGOSTO-SETEMBRO/2022 | Validação das necessidades pelas chefias de cada setor
ATÉ 20 SETEMBRO/2022 | Consolidação, pela Codev, das necessidades validadas no Sistema 
ATÉ 30 SETEMBRO/2022 | Envio do PDP 2023, pela autoridade máxima do IFMS, ao órgão central do Sipec 
A PARTIR 30 NOVEMBRO/2022 | Órgão Central do Sipec devolve ao IFMS o PDP aprovado 
A PARTIR JANEIRO/2023 | Início da execução do PDP 2023