Anualmente, o IFMS tem a responsabilidade de elaborar seu Relatório de Gestão, referente ao exercício do ano interior. Muito se fala sobre o documento, mas grande parte dos servidores pode ainda não entender, afinal, o que é o relatório, como é elaborado, para quê serve e quais dados compila.

Abaixo, seguem algumas explicações. Esperamos que isso contribua para sua compreensão acerca do assunto.

Primeiro, é preciso saber que a cada ano uma comissão fica responsável pela elaboração do documento. A do relatório de 2015 foi instituída pela Portaria n° 1849/2015, presidida pela diretora executiva de Desenvolvimento Institucional, Daniela Amaro Passos. 

A Comissão não realiza o trabalho sozinha. Sua função é coordenar o processo de solicitação, coleta, recebimento e compilação dos dados que irão compor o Relatório. Para isso, é utilizada uma metodologia sistêmica de trabalho, na qual cada membro da comissão assessora um setor responsável por repassar as informações. No IFMS, são as pró-reitorias, diretorias sistêmicas, auditoria interna e gabinete da reitoria.

Por sua vez, os setores na reitoria são responsáveis pela coleta dos dados nos campi. Um exemplo: a Pró-Reitoria de Pesquisa, Inovação e Pós-Graduação (Propi) compila todos os dados de sua responsabilidade no âmbito do IFMS. Isso vale para os outros setores envolvidos.

Todo o processo é baseado num cronograma previamente estabelecido e também em planos de ação para melhor desenvolvimento dos trabalhos.

Legislação – O trabalho de elaboração do Relatório de Gestão se baseia em diretrizes do órgão de controle externo, o Tribunal de Contas da União (TCU), e do órgão de controle interno, a Controladoria Geral da União (CGU).

São normas gerais, que valem para todos os relatórios anuais. Entre elas, as Resoluções do TCU nº 234/2010 e nº 244/2011, e as Instruções Normativas do TCU nº 63/2010 e nº 72/2013.

Também há normas específicas para o relatório do exercício 2015, como as decisões normativas do TCU nº 146/2015 e nº 147/2015, e a Portaria nº 321/2015 do mesmo Tribunal, que disponibilizou orientações para elaboração de alguns conteúdos do relatório e sobre a operacionalização do Sistema e-Contas, no qual o documento é submetido para aprovação do TCU.

Todas essas normas podem ser consultadas na íntegra no site do TCU.

Da CGU, a Portaria nº 522/2015 divulga a Norma de Execução nº 01/15, para orientar tecnicamente os órgãos e entidades sujeitos ao Controle Interno do Poder Executivo Federal sobre os procedimentos relacionados à prestação de contas anual.

Conteúdo – Mas, afinal, o que está escrito no Relatório de Gestão?

Basicamente, o documento traz informações sobre o planejamento organizacional e desempenho orçamentário do IFMS no exercício do ano anterior, formas de relacionamento da instituição com a sociedade, indicadores e demonstrações contábeis, além de dados sobre gestão de pessoas, infraestrutura, ensino, pesquisa e extensão, entre outros.

No capítulo Planejamento Organizacional e Desempenho Orçamentário Operacional, por exemplo, constam os indicadores acadêmicos, administrativos, socioeconômicos e de gestão de pessoas, utilizados pela instituição para monitorar e avalizar tal desempenho. Exemplos: relações candidato/vaga, ingressos/alunos e concluintes/alunos; gasto corrente por aluno; número de alunos matriculados por renda per capita familiar, índice de titulação de corpo docente.

No item Relacionamento com a Sociedade, são listados os canais de acesso ao cidadão, como Ouvidoria, Serviço de Informação ao Cidadão (SIC) e Fale Conosco, e trabalhos da Comissão Própria de Avaliação (CPA). Já no Desempenho Financeiro e Informações Contábeis, são tratados diversas assuntos a respeito do tema, entre eles balanços, demonstrações de fluxos de caixa e patrimônios.

O documento também trata sobre Áreas Especiais da Gestão, como Gestão de Pessoas - dados sobre número de servidores e valores pagos a docentes referentes ao Reconhecimento de Saberes e Competências (RSC); Gestão do Patrimônio e Infraestrutura – como frota veicular e despesas para manutenção e combustíveis; Gestão de Tecnologia da Informação e Ambiental e Sustentabilidade.

O documento traz ainda relatórios com informações das pró-reitorias, relativas a ensino, pesquisa e extensão.
Vale ressaltar que o Relatório de Gestão abrange vários outros assuntos além dos citados acima. Em breve, a consulta à íntegra do documento poderá ser feita no site do IFMS. Mas quando isso será possível?

Encaminhamentos – Até a publicação no site institucional, há todo um rito necessário.
Após ter sido elaborado, o Relatório de Gestão foi apresentado aos membros do Conselho Superior (Cosup) do IFMS, em reunião realizada na terça-feira, 22. 

O colegiado deu parecer favorável ao encaminhamento do documento ao TCU. O IFMS tem agora prazo até 31 de março para encaminhar o Relatório ao Tribunal, pelo Sistema e-Contas.

Uma vez aprovado pelo TCU, o Instituto terá 30 dias para dar publicidade ao relatório, publicando-o no site institucional.

A partir daí, qualquer pessoa interessada poderá conhecer na íntegra todo seu conteúdo. O documento será publicado na página dos Processos de Contas Anuais do site do IFMS.