Precisa encaminhar uma correspondência oficial e não sabe se deve ser um ofício ou um memorando? Essa é uma dúvida que muitos servidores já tiveram e, se não procuraram a resposta, podem ter mandado mal.

Mas o assunto não é tão complicado quanto parece.

O ofício é uma forma de comunicação oficial que deve ser utilizada de um órgão para o mundo externo. Ou seja, do IFMS para qualquer instituição (pública/ particular) ou pessoa. Deve ser encaminhado pelos representantes legais da instituição, que são o reitor, no âmbito da reitoria, e o diretor-geral, no âmbito dos câmpus.

Caso o seu setor precise encaminhar um ofício, é preciso fazer uma minuta e encaminhar ao gabinete da reitoria/diretoria-geral, que se encarrega do trânsito do documento a partir de então.

Já o memorando é uma comunicação oficial utilizada entre unidades ou setores administrativos da mesma instituição. Por exemplo, entre a reitoria e os câmpus, entre um câmpus e outro, entre uma pró-reitoria e outra, entre uma direção e uma assessoria. Enfim, toda e qualquer comunicação interna.

Resumindo: ofício é comunicação oficial externa. Memorando é comunicação oficial interna.

Modelos prontos - No IFMS, há modelos pré-estabelecidos dos dois documentos. Aqui na Página do Servidor é fácil encontrá-los no link MODELOS, do lado esquerdo da página.

Ah, e vale lembrar que esses modelos são editáveis. É só baixar no seu computador e inserir o texto que desejar, seguindo a mesma fonte, espaçamento, entrelinhas, parágrafos e outras formatações já estabelecidas. Fácil, não?

Se você quiser aprender mais sobre o assunto, basta consultar o Manual de Redação da Presidência da República.