A maneira de pedir um carro para deslocamento a trabalho no IFMS mudou. Agora, em vez do tradicional e-mail, está em funcionamento o módulo Frota, integrado ao Sistema Unificado de Administração Pública (Suap).

O módulo controla e organiza o uso dos veículos oficiais, possibilitando agendamento preciso, registro de saída e chegada, além de informar ao usuário se o deslocamento será possível e o nome do motorista responsável pelo trajeto. A medida também traz mais transparência, uma vez que torna mais fácil a geração de relatórios do uso dos carros oficiais do IFMS.

O módulo frota Frota deve ser utilizado tanto para deslocamentos urbanos, quanto para viagens. Por enquanto, vale apenas para reitoria. A previsão da Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (Dirti) é que os campi comecem a utilizar a solução a partir de maio.

Em estudo de implantação desde agosto de 2015, o Frota entrou em funcionamento oficial no dia 11 de abril, conforme o memorando circular 045/2016, emitido pela Pró-reitoria de Administração (Proad), setor responsável pelos veículos oficiais.

Como usar?

Para acessar o sistema, basta o servidor fazer login no Suap. No menu localizado à esquerda da tela, é necessário acessar a seção Administração e, em seguida, o módulo Frota. A partir daí já é possível ver os agendamentos de veículos existentes e verificar se há um horário disponível para realizar o deslocamento.

O próximo passo é clicar em Adicionar Agendamento de Viagem, no canto superior direito, e preencher o formulário disponível. Atenção ao preenchimento dos dados, pois erros podem fazer com que o pedido seja indeferido.

Os problemas mais comuns, relatados pela equipe da Coordenação de Serviços Gerais (Coseg), são passageiro ou motorista não autorizado, destino sem endereço completo, objetivo do deslocamento sem as informações que justifiquem a utilização do transporte e pedidos para deslocamentos não relacionados ao trabalho.

Após preencher corretamente os dados, o servidor deve clicar em salvar. A solicitação será enviada para a Coseg, que faz a avaliação da viabilidade. Na sequência, o solicitante pode consultar no mesmo local do agendamento se o deslocamento foi deferido.

Caso não seja autorizado o uso, o servidor que fez o pedido do transporte também receberá um e-mail informando os motivos do indeferimento e o que é necessário fazer para reagendar a viagem.

As solicitações precisam ser feitas com no mínimo uma hora de antecedência, quando o deslocamento ocorrer no mesmo dia. Para viagens fora do perímetro urbano da Capital, a solicitação precisa ser feita com três dias de antecedência. Os pedidos realizados após as 17 horas só serão avaliados no dia seguinte.

Dúvidas? Ligue para a Coseg no ramal 9533 ou mande um e-mail para coseg@ifms.edu.br