Na última terça-feira, 15, o Conselho Superior do IFMS aprovou, ad referendum, o Regulamento para Concessão de Diárias e Passagens da instituição. A decisão consta na Resolução 044/2015 do Colegiado.

Por que é importante você saber disso? Ora, o primeiro passo para qualquer viagem que você vá fazer em nome da instituição é a solicitação de diárias e passagens.

O processo tem uma série de regras e prazos que devem ser seguidos, tudo previsto no Regulamento. Daí a importância de conhecê-lo.

A sugestão é que ele seja lido na íntegra, já que o assunto é do interesse de todos. Abaixo, segue um resumo dos principais pontos abordados no Regulamento. Confira!

Em quais ocasiões posso fazer a solicitação? Podem solicitar passagens e diárias todos que se afastarem de seu local de lotação, a serviço, para outro ponto do território nacional ou para o exterior. A regra vale para servidores, professores substitutos e colaboradores eventuais do IFMS.

Vale lembrar que você não pode receber a concessão se, no Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos (SIAPE), estiver em afastamento, como em caso de férias, licenças, afastamento para mestrado ou doutorado e afins.

Para que serve a diária? O valor serve para custear as despesas com pousada, alimentação e locomoção urbana.

Será concedida por dia de afastamento, sendo paga pela metade quando o deslocamento não exigir que se durma no local ou quando a União ou a organização do evento custearem, por meio diverso, as despesas extraordinárias cobertas por diárias.

Os pagamentos não devem ser efetuados com antecedência superior a cinco dias da data de início da viagem. As diárias que só forem pagas após a viagem ter começado ou com data posterior devem ser devidamente justificadas.

Como fazer o pedido? O trâmite funciona da mesma maneira em todas as unidades do IFMS.

A solicitação deve ser encaminhada ao responsável pelo Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP). O pedido deve ser feito por formulário específico (anexo IV ou V do Regulamento). O documento atualmente está sendo atualizado para que sejam feitas modificações no intuito de facilitar o pedido.

Para a solicitação, é necessário que você tenha a prévia autorização de sua chefia imediata, além de documentação que comprove a necessidade da viagem, como convocações, convites e ofício sobre agendamento de reuniões, visitas técnicas e participação em eventos.

Existe prazo? A proposta de concessão deve ser enviada para o responsável pelo SCDP com antecedência de pelo menos 20 dias do início do evento (território brasileiro) ou com antecedência de pelo menos de 60 dias, em caso de território internacional.

Importante: apenas em casos excepcionais viagens serão autorizadas fora deste prazo.

E no caso de passagens aéreas? Se for necessário adquiri-las, o servidor responsável pelo SCDP deve obedecer algumas etapas. Entre elas, a verificação da cotação de preços e o acompanhamento da emissão de bilhetes de passagens.

Além da opção pela passagem mais barata, também são avaliados aspectos como horário e período da participação do servidor no evento, o tempo de translado e a otimização do trabalho, visando garantir condição produtiva.

E depois... Tenho que prestar contas? Sim. Se você se beneficiou de diárias e/ou passagens deverá, sim, prestar contas, no prazo máximo de até cinco dias corridos após o retorno.

É obrigatória a entrega de documentos como o Relatório de Viagem (anexo VI do Regulamento), comprovante de embarque, no caso de passagens aéreas ou rodoviárias, e documentos comprobatórios da prestação do serviço ou da participação do beneficiário nas atividades previstas (lista de presença, certificado, ata, etc).

A viagem acabou sendo cancelada, e agora? Caso a viagem não se concretize, por qualquer motivo, após o recebimento das passagens e diárias, você deve comunicar à sua chefia imediata e ao SCDP, com antecedência mínima de 48 horas do início da viagem.

Valores - Para desclocamento no país, são definidos pelo Decreto nº 5992, de 19 de dezembro de 2006. Já os valores para viagens internacionais constam do anexo III Decreto n° 71.733, de 18 de janeiro de 1973.

As verbas recebidas são diferentes de acordo com o cargo ou função do servidor e também dependendo do destino. Confira abaixo os valores das diárias para viagens nacionais: