Servidor, nesta semana entraram no ar novas atualizações do Suap (Sistema Unificado de Administração Pública). Aproveitamos a oportunidade para explicar as mudanças e também falar um pouco sobre o próprio sistema, utilizado pelo IFMS (Instituto Federal de Mato Grosso do Sul) desde 2013. Vamos lá?

Parte das novidades é relacionada à Gestão de Pessoas. Uma delas é a inclusão dos botões 'Mês Passado', 'Semana Passada', 'Mês Atual' e 'Semana Atual', que visam facilitar o acesso do servidor a períodos determinados das folhas de frequência.

Outra nova funcionalidade é a possibilidade de anexar no Suap as declarações de comparecimento a consultas médicas e odontológicas e de realização de exames, tanto do próprio servidor quanto dos dependentes. O documento deve detalhar o horário ou período (matutino/vespertino) não trabalhado.

“As novidades visam melhorar o controle e facilitar a vida funcional tanto do servidor quanto das chefias", ressaltou a coordenadora de Administração de Pessoal, Kelly Silveira.

“As novidades visam melhorar o controle e facilitar a vida funcional tanto do servidor quanto das chefias. Quanto às declarações de comparecimento, a orientação é que o documento seja carregado pelo servidor no Suap até o dia seguinte à ausência dele no serviço", ressaltou a coordenadora de Administração de Pessoal, Kelly Silveira.

IMPORTANTE: a anexação é válida apenas para esses dois tipos de declaração (comparecimento a consultas e realização de exames). Quanto às demais, os procedimentos permanecem os mesmos. Vamos lembrar?

• Atestado médico (a partir de um dia de afastamento): deve ser apresentado até o 5º dia de afastamento, para a Cogep (Coordenação de Gestão de Pessoas) nos campi, ou no Nuase/Digep (Núcleo de Atendimento de Saúde do Servidor/ Diretoria de Gestão de Pessoas) na reitoria.
• Declaração de doação de sangue, afastamento por trabalho eleitoral e participação em júri: os documentos devem continuar sendo enviados via Suap para Copag (Coordenação de Cadastro e Pagamento), para serem cadastrados no Siape (Sistema Integrado de Administração de Pessoal).
• Licença casamento, falecimento e paternidade: o servidor digitaliza a certidão e anexa em formulário disponível no Sigepe. A Copag é responsável, então, por cadastrá-las no sistema.

Outras mudanças são relacionadas a inconsistências na folha de frequência. A partir de agora, a chefia pode avaliar várias inconsistências do servidor por lote, ou seja, selecionar vários dias e avaliá-los juntos. O Suap também passou a registrar o nome do servidor, além da data e do horário de tais avaliações sobre as inconsistências da folha.

A próxima mudança prevista no Suap diz respeito à compensação.

“Em breve, começaremos a fase de teste do módulo referente à compensação da carga horária. A proposta é que o servidor registre no próprio sistema as horas compensadas referentes à carga horária incompleta”, explicou Kelly.

As demais normativas referentes à jornada de trabalho serão tratadas no novo regulamento sobre o assunto que está sendo elaborado pela Digep.

Outras atualizações - As novidades recentes no Suap incluem ainda:

Documentos Eletrônicos: opção para solicitar mais de uma assinatura para anexar ao processo.

Processos Eletrônicos: solicitação de juntada de documentos; solicitação de despacho; níveis de prioridade do processo (alta, média, baixa); adicionar interesse a um processo.

Frota: possibilidade de agendamento para cada tipo de veículo. A partir de agora, todas as solicitações para utilização de veículos oficiais do IFMS devem ser realizadas via Suap Frota. Não será mais necessário o encaminhamento de processo eletrônico para análise prévia. Todo o procedimento será analisado via sistema.

Saiba mais sobre o Suap - Desenvolvido pelo IFRN (Instituto Federal do Rio Grande do Norte), o sistema é utilizado pelo IFMS há seis anos. O primeiro módulo implantado na instituição foi o de ponto eletrônico.

A utilização do sistema é feita por meio de um Acordo de Cooperação firmado entre IFMS e IFRN, que, em linhas gerais, se resume a:

• O IFRN disponibiliza aos IFMS acesso a toda documentação e os códigos do sistema, bem como todas as atualizações e correções de erros;
• O IFMS pode colaborar com o projeto e sempre que fizer alguma nova funcionalidade e/ou correção de erro, encaminhar ao IFRN para apreciação.

Dessa forma, é possível alterar o Suap, mas cada alteração deve ser muito bem planejada, uma vez que tal mudança deve estar em consonância com o restante do sistema, atualizado frequentemente pelo IFRN.

A equipe responsável pelo Suap na Dirti (Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação) do IFMS é composta pelos Analistas de Tecnologia da Informação, João Nacer, Jucimara Silva e Luan Caceres.

“Nossa intenção é elaborar um planejamento das atualizações no Suap, para futuramente se tornarem periódicas e fixas, melhorando o andamento dos trabalhos”, explicou a Analista de Tecnologia da Informação, Jucimara Silva.

Os servidores explicam que o Suap é um sistema administrativo, portanto não é a Dirti que toma decisões em relação a ele.

"Nossas funções são atualizar os códigos e fazer as correções necessárias, além dos testes técnicos das novas funcionalidades. Por isso, é importante que os servidores e os responsáveis pelos módulos se apropriem de cada nova mudança e se atualizem, para que possam utilizar o sistema corretamente”, explicou João.

Atualmente, são utilizados no IFMS cinco módulos do Suap: Administração, Gestão de Pessoas, Tecnologia da Informação, Central de Serviços e Pesquisa.

“Tentamos fazer as atualizações de acordo com a realidade do IFMS. A implementação de novos módulos, por exemplo, requer estudos e demanda mais tempo. Nossa intenção é elaborar um planejamento das atualizações, para futuramente se tornarem periódicas e fixas, melhorando o andamento dos trabalhos”, finalizou Jucimara.

Outra intenção da equipe da Dirti é reunir futuramente no próprio sistema – no espaço Base de Conhecimentos – informações, manuais e orientações a respeito do Suap, para facilitar a utilização por parte dos servidores.

Se o servidor encontrar algum erro no Suap, o contato com a Dirti deve ser feito pelo e-mail sd@ifms.edu.br.