A partir deste mês, o IFMS (Instituto Federal de Mato Grosso do Sul) passa a utilizar o módulo Férias Web do Portal do Sistema de Gestão de Pessoas (Sigepe) do Governo Federal. Todo o processo, agora, é feito pela internet, o que traz mais agilidade, praticidade e economia de papel e impressão.

“A utilização do Férias Web é obrigatória, uma determinação do MPOG [Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão]. É uma melhoria do processo, tornando tudo mais prático e ágil, com menos chance, inclusive, de erros. O fluxo pode ser alterado, o que permite o aprimoramento dos trabalhos no IFMS", apontou a coordenadora de Cadastro e Pagamento, Lidiane Barbosa.

Orientações sobre o assunto foram repassadas aos servidores pela Copag (Coordenação de Cadastro e Pagamento), ligada à Digep (Diretoria de Gestão de Pessoas). O Informativo 001/2017 trata da atualização de dados pessoais no Sigepe. Já o Informativo 002/2017 traz um passo-a-passo para a utilização do Férias Web.

Principais mudanças - Antes, o servidor imprimia e preenchia o requerimento de férias, a chefia imediata assinava o documento, que era digitalizado e enviado à Digep.

Com o sistema online, o próprio servidor pode acessar o Sigepe para programar e reprogramar as férias. Basta clicar na opção "Férias - Solicitar Férias".

Depois que o servidor registrar o período de férias no sistema, a Digep ou a Cogep (Coordenação de Gestão de Pessoas) do campus receberá do Sigepe um e-mail com as informações cadastradas. O setor encaminhará este e-mail à chefia do servidor, que terá prazo de dois dias úteis para autorizar as férias ou não, com as justificativas em caso da negativa.

Se a chefia imediata estiver de férias, o substituto se torna o responsável por checar diariamente o e-mail do setor e cumprir o prazo de autorização das férias dos subordinados.

No caso dos campi, o diretor ao qual o servidor está vinculado também receberá o e-mail para autorizar as férias, além do chefe imediato. Ambos terão a responsabilidade de cumprir o prazo responder em dois dias úteis.

O sistema, então, encaminhará para o e-mail do servidor a informação se as férias foram ou não homologadas. Em caso de negativa, servidor e chefia imediata deverão conversar e entrar em um consenso sobre o período das férias.

Em caso de problemas técnicos com o sistema, a orientação é que o servidor faça um print da tela e o encaminhe por e-mail para digep.ferias@ifms.edu.br.

Informações importantes - Não é possível alterar no sistema o período de férias no mês vigente. Ou seja, se hoje o servidor quiser alterar as férias agendadas para julho, por exemplo, não conseguirá.

Por isso, é fundamental prever possíveis mudanças com antecedência de, no mínimo, um mês. Se for realmente necessária a alteração das férias no mês vigente, a chefia imediata deverá encaminhar um memorando para a Digep solicitando o cancelamento do período e a reprogramação.

Em caso de interrupção de férias - quando em virtude de necessidade do serviço, o servidor é convocado a retornar ao trabalho - a regra antiga continua valendo: somente o reitor pode autorizar a interrupção. Dessa forma, o memorando - informando a partir de quando as férias do servidor serão interrompidas e quando ele irá gozar os dias que faltaram - deverá ser enviado ao gabinete da reitoria, que autorizará ou não a interrupção.

Vale lembrar também que, de acordo com a Orientação Normativa 002/2011 da Secretaria de Recursos Humanos do MPOG, a regra é que o servidor goze as férias dentro do exercício, ou seja, férias de 2017 devem ser tiradas em 2017. Só em casos excepcionais que impeçam o gozo das férias no mesmo ano – como afastamentos e licenças –, é que se recomenda que o período seja programado para o ano seguinte.

Planejamento e organização – É importante destacar que, mesmo com as Férias Web, chefias e subordinados devem conversar sobre o assunto antes que o período seja cadastrado no sistema. Planejamento e organização são fundamentais para que a rotina de trabalho do setor não seja prejudicada por conta das férias dos servidores.

Agora que o aval da chefia será feito pelo sistema online, é ainda maior a importância da reunião prévia com todos os servidores para que fique combinado o período de férias de cada um.

Ter uma planilha ou tabela compartilhada com as informações das férias do setor também contribui para que todos tenham ciência prévia de quando os colegas estarão de férias. "Comunicação e controle são peças-chave para que o setor desempenhe melhor o serviço e para que ninguém seja prejudicado”, finalizou Lidiane.

A previsão é que em outubro, a Digep encaminhe aos setores o memorando que dará início ao processo de férias 2018. 

Está com dúvidas? – Entre em contato, preferencialmente por e-mail, com a Cogep de seu campus. No caso da reitoria, o e-mail de contato é o digep.ferias@ifms.edu.br.

Lembre-se que no Sigepe você pode conferir os períodos de férias cadastrados que ainda irá usufruir em 2017.
Se precisa remarcar, converse com sua chefia e faça isso com antecedência.