Servidores do IFMS (Instituto Federal de Mato Grosso do Sul) devem ficar atentos a uma novidade: a partir de agora, todos serão responsáveis formais pelos bens móveis que fazem uso na instituição.

É o que informa o Memorando Circular 005/2017, emitido pela Proad (Pró-Reitoria de Administração) no último dia 13 de julho. O documento explica o processo de regularização do patrimônio do IFMS, que resultou na adoção de novas práticas para o controle patrimonial.

O principal procedimento é a nova funcionalidade disponibilizada pelo Suap (Sistema Unificado de Administração Pública) permitindo que cada servidor se torne responsável pelos bens que utiliza. O antigo sistema utilizado pela instituição (Siga) permitia apenas a divisão por setores.

Cada servidor receberá, via Suap, a responsabilidade dos materiais usados em sua estação de trabalho. “Isso inclui cadeiras, mesas, computadores, descanso para pés, tablets, notebooks, entre outros”, explicou o coordenador de Patrimônio do IFMS, Angelo Reus.

Inventário – Todos os anos, as Comissões de Inventário nomeadas na reitoria e nos dez campi do IFMS ficam responsáveis por fazer a contabilização física dos bens patrimoniais móveis da instituição. O levantamento referente a 2016 foi finalizado neste mês e permitirá o início do processo de regularização dos bens no Suap.

Nessa terça-feira, 18, os setores de patrimônio da reitoria e dos campi começaram a delegar, via sistema, a responsabilidade dos bens a cada docente e técnico-administrativo do IFMS.

Na prática, o servidor receberá um e-mail informando sobre a responsabilidade do patrimônio. O aceite deve ser dado em até 10 dias corridos, pelo Suap. Além de conferir se os números patrimoniais conferem, é importante verificar o estado de conservação dos bens.

A responsabilidade sobre o bem passará a valer a partir do momento em que o servidor deferir sua manifestação. No caso de negativa, o item continuará sob a responsabilidade do servidor anterior.

No dia 15 de agosto, também entra em vigor no Suap a funcionalidade que permitirá o aceite automático da responsabilidade patrimonial. Ou seja, se o servidor não se manifestar dentro do prazo, o sistema irá atribuir a ele automaticamente a responsabilidade dos itens relacionados.

Todos somos responsáveis - Além dessa responsabilização via Suap, é importante destacar que o servidor tem o dever de preservar o patrimônio público.

“Como o bem é público, todos nós, servidores públicos, somos responsáveis pela guarda e conservação dos bens. Qualquer um que perceba irregularidades deve informar o setor de patrimônio para que sejam tomadas providências”, ressaltou Angelo.

Os danos aos bens públicos devem ser notificados ao setor de patrimônio da unidade do IFMS, que dará os devidos encaminhamentos. 

"Qualquer servidor poderá responder por algum dano causado por ele a um bem da instituição, mesmo que não detenha a carga patrimonial ou responsabilidade de uso deste bem", frisou Angelo.

Carga patrimonial x responsabilidade de bens – Vale ressaltar que há diferenças entre a carga patrimonial e a responsabilidade de bens, o que pode confundir os servidores.

A carga patrimonial é do gestor máximo da instituição – o reitor – e diretores-gerais dos campi, e subdelegada aos demais gestores (chefes dos setores) do IFMS. Cada chefia é responsável pela carga patrimonial de todos os bens alocados no setor, seja de uso comum ou individual.

Já a responsabilidade dos bens é dividida entre todos. Refere-se, basicamente, aos bens de uso contínuo ou constante, ou seja, àqueles que ficam disponíveis para a utilização do servidor em mais de 50% de sua jornada de trabalho diária.

Tal prática da Administração Pública está amparada pelo Art. 70, parágrafo único, da Constituição Federal, no qual consta que “Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária”.

Campanha - A campanha interna “Patrimônio: preserve o que é nosso. Cuide do que é seu”, lançada em fevereiro deste ano, busca incentivar os servidores a preservar o patrimônio público e a cuidar dos bens pessoais trazidos para dentro do IFMS.

Entre as sugestões fomentadas pela campanha estão a de guardar equipamentos do IFMS em local trancado com chave, e de ter cuidado especial com cadeiras, que não devem ser usadas como escada, por exemplo. Além disso, não são raros casos de braços e reguladores quebrados por mau uso.

A campanha também faz um alerta aos técnicos-administrativos e docentes do IFMS para que tomem cuidado com os bens pessoais trazido para dentro da instituição, para evitar possíveis extravios. Uma dica é trancar os objetos pessoais em gavetas e levar as chaves para casa.

Dúvidas - Juntamente com o Memorando Circular, a Proad enviou um passo a passo do procedimento de aceite da responsabilidade patrimonial pelo Suap. Leia com atenção o documento!

Em caso de dúvidas sobre o tema, entre em contato com o setor de patrimônio de sua unidade do IFMS.

É também dever de todos reportar ao setor a movimentação dos bens entre os servidores ou entre setores. Isso deve ser feito via e-mail, contendo dados como nome do servidor, Siape e o número de patrimônio do bem que foi deslocado.